A planilha que vaza clientes sem ninguém perceber

A planilha é a ferramenta maisIAC do sistema de gestão: entra no e-mail, sai no aplicativo de mensagem, vai para o celular, volta para o notebook e, às vezes, é anexada em uma mensagem para alguém de fora. Nenhuma dessas circulações tem controle, e nenhuma delas aparece em log.

O risco não está no conteúdo da planilha, e sim no caminho. Um e-mail com anexos é replicado no servidor do provedor, no backup do servidor e, dependendo da configuração, em algum serviço de terceiros. Um arquivo compartilhado por aplicativo de mensagem fica em nuvem que a empresa não controla, com retenção que a empresa não definiu.

O que costuma resolver, e é mais barato do que parece, tem quatro partes. A primeira é definir onde a planilha pode existir: um diretório controlado, com acesso por usuário e não por link. A segunda é reduzir o que vai nela, porque a planilha de vendas com tudo é a que o concorrente recebe. A terceira é ter um processo para quando a pessoa sai da empresa, porque o arquivo continua existindo no e-mail e no celular. E a quarta é registrar o que foi compartilhado, mesmo que de forma simples.

E há uma medida que costuma ser ignorada e que é a mais bemhumana de todas: ensinar a pessoa a não anexar dado de cliente em mensagem, e explicar por quê. Funciona melhor do que qualquer bloqueio, e não custa.

A pergunta que a empresa precisa responder é simples: onde estão hoje os dados dos meus clientes? Se a resposta envolver a expressão de um diretório de rede, o trabalho é o de reduzir a dispersão. Se envolver a expressão de um e-mail, o trabalho é o de tirar o e-mail do meio.