Cartilha de segurança: a ferramenta mais barata que existe

Existe uma ferramenta de segurança que não custa quase nada, não exige ferramenta, não precisa de licença e resolve parte relevante do problema humano: a cartilha.

Cartilha de segurança é um documento curto, de uma ou duas páginas, que fica no ponto onde a decisão acontece. A do lado do computador que vai receber a senha do cliente, a do lado do equipamento que vai abrir a porta do galpão, a do lado do sistema que vai admitir um usuário novo. Ela responde a três perguntas: o que fazer, o que não fazer e a quem recorrer.

A comparação com o treinamento é inevitável, e a cartilha ganha. Um treinamento de duas horas acontece uma vez por ano, no ambiente dotraining, e é esquecido em semanas. A cartilha é consultada no momento em que a pessoa vai fazer a escolha, e fica disponível depois.

O que faz a cartilha funcionar é ela ser específica da empresa. Uma cartilha genérica, que qualquer pessoa encontra na internet, é ignorada. Uma cartilha que cita as ferramentas que a empresa usa, os sistemas que existem e o nome de quem chamar é adotada, porque responde a pergunta real.

O trabalho de escrever é menor do que parece, e pode ser feito com quem opera. Pergunta-se a pessoa: quando o cliente pede a senha por telefone, o que você faz? Quando o sistema pede atualização, quem autoriza? Quando chega uma mensagem pedindo pagamento urgente, o que você confere? As respostas viram a cartilha, e o time inteiro reconhece o próprio material.

A cartilha não substitui a política, nem o processo, nem a ferramenta. Ela traduz os três para o momento em que a pessoa decide, e é exatamente por isso que funciona melhor do que os outros três sozinhos.